Wenn wir uns fokussieren, erledigen wir unser To-Dos schneller und besser, machen weniger Fehler, lösen besser Probleme, arbeiten kreativer und haben am Ende des Tages das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Doch wie schaffen wir es, fokussiert zu arbeiten?
Was bedeutet Fokus?
Unsere Aufmerksamkeit muss meist zwischen verschiedenen Aufgaben, Apps oder Projekten wechseln. Dieses Hin- und Herspringen nennt sich „Context Switching“. Übermäßiger Kontextwechsel kann unsere Produktivität enorm bremsen. Kein Wunder, denn unser Gehirn muss sich immer wieder neu auf die verschiedenen Aufgaben und den jeweils neuen Fokus einstellen. Dieser Aufwand kostet nicht nur Zeit, sondern auch mentale Energie. Die Folge: mehr Stress, Frustration und deutlich weniger Produktivität.
Dem gegenüber steht das fokussierte Arbeiten an einer Aufgabe für einen längeren, zusammenhängenden Zeitraum, ohne ständig zwischen verschiedenen Bereichen hin- und herzuspringen. Wir vertiefen uns in eine Sache und arbeiten diese konzentriert ab.
Der Mikro- und der Makrofokus
Es gibt zwei Arten von Fokus, die für Organisationen von Bedeutung sind: Beim Mikrofokus konzentrieren sich Mitarbeitende auf eine bestimmte Aufgabe, etwa das Bearbeiten einer Datei oder das Erstellen eines Angebots. Gemeint ist also die Fähigkeit, sich auf eine Sache zu fokussieren, zum Beispiel eine Aufgabe effizient und präzise zu erledigen. Diese ablenkungsfreie Konzentrationsfähigkeit wird durch die heutigen schnelllebigen Umgebungen und wachsende Informationsflut strapaziert. Externe Ablenkungen wie Geräusche, Anrufe, Zwischenfragen von Kollegen und Social Media Mitteilungen reißen uns immer wieder aus dem Arbeitsfluss; aber auch interne Ablenkungen in Form von Gedanken, Sorgen oder Müdigkeit nehmen zu.
Genauso wichtig wie der Mikrofokus ist der Makrofokus: die Konzentration auf das Wesentliche. In der Arbeitswelt bedeutet das: Prioritäten und Strategien festlegen, um unsere Zeit nicht mit irrelevanten Aufgaben zu verschwenden. Dazu gehört es, in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen, ob wir gerade wirklich an den wichtigen Dingen arbeiten oder uns in Aufgaben verzetteln, die weniger wichtig sind. In diese Falle tappen wir manchmal, weil sich das Abarbeiten von kleineren Aufgaben oft produktiver anfühlt, da direkt abgeschlossen werden können, während größere Aufgaben oft mehrere Schritte benötigen.
Zeit für Einzelarbeit terminieren
Als wichtig erachten wir logischerweise die Einhaltung von Terminen und Fristen, mit der Folge, dass wir den Teil unserer Arbeit, der aus innovativer oder kreativer Einzelarbeit besteht, auf später verschieben. Oder auf morgen. Oder auf nächste Woche. Der Systemtheoretiker Luhmann analysiert dieses Problem wie folgt: Was wir unmittelbar für andere im Unternehmen tun, ist oft mit Fristen oder Terminen verknüpft, warum wir es daher als dringlich einstufen und andere Dinge dafür zurückstellen. Sein Lösungsvorschlag: Wenn wir genauso Fristen und Termine für Phasen von kreativer Einzelarbeit festlegen, können Mitarbeitende diesen Teil ihrer Arbeit mit gutem Gewissen priorisieren und sich darauf fokussieren. Dabei ist gar nicht immer Ziel, diese kreative Einzelarbeit sofort abzuschließen, sondern oft ermöglichen Etappen uns, dass wir mit diesem Freiraum – ohne hektischen Zeitdruck – deutlich differenziertere Ergebnisse erzeugen.
Weniger Stress – mehr Produktivität
Fokus ist also die Fähigkeit, die in diesem Moment wichtigste Arbeit zu identifizieren und unsere Aufmerksamkeit darauf zu konzentrieren. Mit Multitasking erreichen wir – entgegen weit verbreiteter Ansicht – nicht mehr, sondern sogar nur halb so viel und machen dabei auch noch doppelt so viele Fehler, was zu einem stark erhöhten Stresslevel führt. Wenn wir hingegen den Fokus gezielt auf eine Aufgabe richten, schaffen wir am Ende viel mehr. Außerdem erhöht sich die Wahrscheinlichkeit in den berüchtigten „Flow” zu kommen. Der ungarische Glücksforscher Csíkszentmihályi bezeichnet so den positiven Bewusstseinszustand, in dem Menschen hohe Leistungen erbringen, sich fokussiert auf eine Tätigkeit konzentrieren und sich gleichzeitig wohl fühlen. Menschen im Flow zeigen hohes Engagement, lassen sich nicht von Widerständen aufhalten und sind hochmotiviert. Die Arbeit macht ihnen Freude, was zu hoher Zufriedenheit und Produktivität führt.
Was können Unternehmen tun?
Die Basis für fokussiertes Arbeiten ist eine Arbeitsumgebung, die Deep Work unterstützt. Deep Work ist ein Zustand höchster Konzentration, der es ermöglicht, komplexe Vorgänge zu erlernen und hochwertige Arbeit zu leisten. Im ersten Schritt sollte hierfür Verständnis und Bewusstsein geschaffen werden, damit die Mitarbeitenden den Hintergrund verstehen, wie sich konzentriertes Arbeiten auf ihre persönliche Produktivität und den Unternehmenserfolg auswirkt. Eine flexible Arbeitsumgebung kann bedeuten, ruhige Arbeitsbereiche einzurichten, in denen Mitarbeitende ungestört arbeiten können.
Weiterhin erfordert Deep Work klare Prinzipien für die interne Kommunikation:
- Unnötige Meetings reduzieren oder meetingfreie Tage festlegen
- Fokuszeiten einführen, in denen Benachrichtigungen ausgeschaltet werden und keine E-Mails gesendet werden sollten (Gilt für alle im Unternehmen, auch für die Führungskräfte!)
- Regelmäßiges Feedback aus dem Team einholen und ggf. Strategien und Richtlinien entsprechend anpassen
- To-Dos nach Wichtigkeit aufteilen. Aufgaben, die am selben Tag oder dringend erledigt werden müssen, kommen zuerst.
Aber auch der Mitarbeitende ist verantwortlich, seinen Mikro- und Makrofokus täglich zu steuern. Wenn die eigene Übersicht vorhanden ist, lässt sich Stress vermeiden. Im Miteinander von Führungskraft und Mitarbeitenden entsteht so Ruhe und Vertrauen in die eigene Produktivität.
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