Wie oft bleiben wichtige Themen und Aufgaben liegen, weil wir uns mit dringenden Aufgaben beschäftigen, die unser sofortiges Handeln erfordern? Doch bei dringenden Themen können wir nur reagieren. Wenn wir wichtige Themen erkennen, bevor sie zu Dringenden geworden sind, haben wir die Chance zu agieren.
„Ich habe so viel zu tun – ich weiß gar nicht, wie ich das schaffen soll.“ oder „Wir brauchen dringend mehr Personal. Jeder von uns ist schon am absoluten Limit.“ – solche und ähnliche Aussagen kennen wir alle sehr gut. Unsere Kollegen und auch wir selbst beklagen uns gerne und oft darüber, dass wir zu viel zu tun haben. Doch was füllt eigentlich unseren Tag? Was sind das für Aufgaben, die uns zeitlich so sehr binden?
Oft lassen wir uns durch Dringendes leiten und vergeben damit die Chance, selbst zu gestalten
Gehen wir diesen Fragen nach, fällt auf: Wir sind zwar immer beschäftigt, allerdings oft mit dringenden, teils auch banalen Themen, die das Tagesgeschäft mit sich bringt. Die Auseinandersetzung mit grundlegenden, langfristigen Themen bleibt dabei häufig auf der Strecke.
In vielen Meetings ist dieses Phänomen zu beobachten: Zuerst wird das Dringende besprochen – „Kollege Maier hat sich krankgemeldet. Wer vertritt ihn?“ oder „Kunde Schiffer hat sich beschwert. Wie reagieren wir?“. Die Besprechung dieser dringenden Themen nimmt dann einen Großteil des Meetings oder sogar die komplette Meetingzeit ein. Wichtige Themen, die zwar eine hohe Bedeutung haben, gefühlt jedoch kein sofortiges Handeln erfordern, werden dadurch verschoben und vernachlässigt. Prozessoptimierungen, grundlegende strukturelle und organisatorische Themen und ähnliches bleiben liegen bis sie dringend geworden sind und ein Aufschieben nicht mehr möglich ist.
Zwei Beispiele
Julian Schilling leitet einen Sporteinzelhandel am Standort in Düsseldorf. Seit einiger Zeit gibt es durch häufige Personalwechsel regelmäßige Personalengpässe auf der Fläche, so dass die Kunden nicht mehr in der gewohnten hohen Qualität beraten werden können. Julian Schilling löst diesen Engpass im Tagesgeschäft, indem er selbst ständig auf der Fläche einspringt. Das akute Problem hat eine hohe Dringlichkeit und kurzfristig gesehen mag dieser Weg sinnhaft erscheinen.
Langfristig trägt die Vorgehensweise von Julian Schilling jedoch nicht zu einer nachhaltigen Lösung bei, denn er versäumt dabei, sich um seine Kernaufgaben zu kümmern. Sinnvoller wäre es, wenn er sich der Suche nach einer geeigneten, qualifizierten Fachkraft widmen und so die Ursache des Problems lösen würde.
Karin Bernsmeier arbeitet im Vertrieb eines Textilunternehmens. Die Auftragslage ist gut und das Team ist ausgelastet. Zuverlässigkeit und Qualität dem Kunden gegenüber haben höchste Priorität. Entsprechend orientiert sich der Tagesablauf an den Kundenwünschen und einzuhaltenden Deadlines. Auf Grund des hohen Arbeitsaufkommens bleiben einige Dinge liegen. So auch die Modernisierung bzw. Umgestaltung der Räumlichkeiten. Schon seit längerer Zeit empfinden Karin Bernsmeier und das gesamte Team die Räumlichkeiten als renovierungsbedürftig, an vielen Stellen sieht es auf Grund von Kratzern an den Wänden ungepflegt aus und die Einrichtung ist alt. Dies macht keinen repräsentativen Eindruck.
Da Karin Bernsmeier und ihre Kollegen in der Regel zum Kunden fahren und nicht allzu viele Kundenbesuche im Büro stattfinden, verschiebt das Team dieses Thema immer wieder. Sie möchte sich dem Ganzen widmen, wenn eine ruhigere Zeit kommt. Schließlich wird die Umgestaltung der Büroräumlichkeiten sehr aufwendig werden.
So wie Peter Schilling und Karin Bernsmeier geht es uns im Alltag häufig. Wir verschieben leichtfertig Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt, ohne ihre Bedeutung ausreichend zu hinterfragen. Welche Folgen wird es haben, wenn ich dieses Thema ignoriere? Welche Chancen eröffnen sich mir, wenn ich mich dem Thema widme?
Wenn wir Wichtiges ernst nehmen, können wir agieren, statt reagieren
Das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen ist eine wesentliche Aufgabe von jedem von uns. Schließlich können wir bei dringenden Themen nur reagieren. Wenn wir wichtige Themen erkennen, bevor sie zu Dringenden geworden sind, haben wir die Chance zu agieren.
Mit dieser Einstellung kann es uns gelingen, die Effizienz in unseren Teams zu steigern. Anstatt immer schneller abzuarbeiten, können wir die Arbeiten im Einzelnen analysieren und so langfristig Verbesserungen bewirken:
Sind die einzelnen Aufgaben tatsächlich wichtig? Womit wird nur Zeit vergeudet? Was hindert uns in der effizienten Arbeit? Wo sehen wir Chancen, die Rahmenbedingungen zu verbessern?
Diese Analyse muss niemand alleine betreiben. Meist kann jeder in seinem eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereich am besten beurteilen, an welchen Stellen unverhältnismäßig viel Energie aufgebracht wird und wofür oft die Zeit fehlt. Es benötigt nur den gegenseitigen Anstoß und die Gewohnheit, Prozesse und Gegebenheiten kritisch zu hinterfragen und den Austausch zur Optimierung zu suchen.
Damit gelingt es wirksam, Wichtiges zu erledigen, statt sich von Dringendem (ab)lenken zu lassen.
