Bürokratie wächst
In den meisten wachsenden Unternehmen ist zu beobachten, dass nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Bürokratie wächst. Mit neuen Abläufen und Prozessen entstehen zunehmend neue Meetings, Workflows, Genehmigungsverfahren, Auswertungsübersichten, Formulare und Tools.
Warum ist das so?
Mit steigender Komplexität steigt das Bedürfnis, diese Abläufe und Prozesse vereinheitlichen und kontrollieren zu wollen.
Leider führt das häufig zu immer aufwendigeren und komplizierteren Abläufen, die immer längere Einarbeitungs- und Bearbeitungszeiten mit sich bringen. Außerdem entstehen neue Auswertungstools und Listen, die die Effizienz und Wirksamkeit der neuen Abläufe messen sollen. Das Ergebnis: Ein sich selbst beschäftigendes, verwaltendes System, in dem der Überblick verloren geht. Dabei wird zunehmend unklar, welcher unmittelbare Nutzen hinter der konkreten Tätigkeit steht. Das wird dann stellenweise noch von dem Absicherungsbedürfnis der Menschen potenziert, indem sie alles ablegen, dokumentieren oder gar doppelt „buchführen“, um sich für den Fall der Fälle rechtfertigen und erklären zu können.
Diese Vorgehensweise verschwendet nicht nur viel Zeit und Energie. Sie kostet auch Lebensfreude. Damit ist sie absolut kontraproduktiv.
Was tun?
Es klingt simpel: Etwas weglassen! Aber was und wie?
Es ist durchaus eine Kunst, etwas wegzulassen, denn der Impuls ist häufig, sich Gedanken darüber zu machen, was noch zusätzlich getan werden könnte, welcher Bericht und welches Formular noch hinzugefügt werden könnte. Wie oft werden Auswertungen oder Übersichten mit hohem Zeitaufwand aktualisiert und gepflegt, ohne zu überprüfen, ob diese in dieser Form überhaupt noch benötigt werden.
Viel zu selten wird gesagt: „Das lassen wir jetzt weg!“ Oder gefragt: „Wo können wir schlanker werden?“
Es braucht eine „Not-to-do-Liste“
Wenn aber Potenziale frei gesetzt werden sollen, braucht es Freiräume. Diese entstehen nur, wenn wir etwas weglassen und abschaffen. Das ist wie im eigenen Keller oder Kleiderschrank – wenn wir dort nicht ausmisten, entsteht kein freier Raum bzw. kein Platz für Neues.
Im ersten Schritt ist es also wichtig, eine Liste mit all den Berichten, Formularen, Auswertungen, Meetings, Genehmigungsverfahren und umständlichen Abläufen zu machen.
Dann gilt es bei jedem Punkt kritisch zu fragen:
- Wofür brauchen wir das? (Was wäre, wenn wir das nicht mehr tun würden?)
- Wer hat einen Nutzen davon?
- Dient das der Wertschöpfung unseres Unternehmens?
Wenn wir diese Fragen nicht eindeutig mit einem positiven Ergebnis beantworten können, heißt es „weglassen“ und beobachten, was passiert. In der Regel passiert nämlich nichts.
