Viele Meetings sind schwerfällig, haben keine klare Struktur und geben den falschen Themen zu viel Raum. Die gute Nachricht: Mit Spannungen lassen sich Meetings verändern. Und wer sie verbessert, verbessert die gesamte Organisation gleich mit.
Das Ziel bestimmt die Teilnehmenden
Ein Meeting wird automatisch effektiver, wenn es sich auf ein einzelnes Thema konzentriert, sei es die Verbesserung eines Prozesses, eine Strategiebesprechung oder ein Beziehungskonflikt zwischen zwei Personen. Dabei gehören immer nur die richtigen Menschen zu dem jeweiligen Thema an einen Tisch. Wenn wir im Vorfeld ein klares Ziel des Meetings zusammen mit der Agenda kommunizieren, kann jeder Teilnehmende entscheiden, ob er für das Meeting gebraucht wird und – falls ja – sich darauf vorbereiten.
Steuern, was und wie es besprochen wird
Unabdingbar in einem Meeting ist die Rolle der Moderation: sie ist verantwortlich dafür, dass die Zeit gut genutzt wird und das Meeting sein Ziel erreicht. Insbesondere, wenn viele durcheinander reden und keiner mehr weiß, worum es gerade geht, hilft die Moderation dabei, nicht den roten Faden zu verlieren und ausufernde Diskussionen bewusst einzugrenzen oder auf außerhalb des Meetings auszulagern. Hierfür empfiehlt sich am Ende der Agenda ein Punkt „Diverses“. Wann immer jemand ein neues Thema einbringt, landet dieses auf der offenen Agenda. So geht nichts verloren, und wir vermeiden das zeitaufwändige Springen zwischen Themen, was die meisten Meetings anstrengend macht.
Oft wird viel darüber gesprochen, was alles nicht passiert ist und warum. Doch diese Informationen sind für das Team irrelevant. Relevant ist, was geschehen ist, also tatsächliche Updates: Was hat sich seit dem letzten Meeting verändert? Welche Hindernisse gibt es, bei denen jemand im Team Unterstützung braucht. Rechtfertigungen, Schuldzuweisungen und Formulierungen im Konjunktiv wie „man sollte“ oder „jemand müsste mal“ führen selten zum gewünschten Ergebnis. Mit einer ergebnisorientierten Sprache in der ersten oder zweiten Person Singular verteilen wir die Aufgaben klar, so dass jeder Teilnehmende genau weiß, was er oder sie machen soll: „Ich brauche von dir“ oder „Was brauchst du von mir?“.
Wenn es „spannend“ wird, verändert sich etwas
Der wohl wichtigste Aspekt für bessere Meetings ist der Umgang mit Spannungen. Spannungen können Ideen, Fragen, Emotionen oder ungelöste Probleme sein, welche für Veränderung sorgen. Sie signalisieren, dass etwas nicht rund läuft und daher angesprochen oder geklärt werden muss. Eine Spannung ist also nichts Negatives, sondern ein positiver Impuls oder eine Art Motor zur Veränderung. In der Praxis kann das eine Idee sein, wie etwas besser gemacht werden könnte. Ein Wunsch oder ein Bedürfnis. Ein Hindernis, warum jemand in seiner Arbeit nicht weiterkommt. Oder ein Konflikt zwischen zwei Mitarbeitenden. Nur wenn wir diese Ideen, Fragen oder Gefühle in Meetings aussprechen, können sie Impulsgeber dafür werden, eine Situation oder einen Prozess genauer zu betrachten, und Auslöser für Veränderungen und damit für Entwicklung werden.
Keine Diskussion ohne Spannungsinhaber
Eine Organisation oder ein Team hat keine Spannung. Eine Spannung entsteht immer in einer Person. Sie wird wie ein Gefühl wahrgenommen und ist somit immer individuell. Auslöser ist die Kommunikation. Häufig werden in Meetings Spannungen eingebracht, ohne dass der „Spannungsinhaber“ selbst anwesend ist. Dann bringt jemand ein Thema ein, zu dem er oder sie selbst keine Spannung hat, aber dachte, es sei für andere relevant, die selbst nicht im Meeting anwesend ist. In so einem Fall sprechen wir von Stellvertreterspannungen. Und diese müssen wir in Meetings sofort unterbinden, denn sie führen nur zu sinnlosen Diskussionen, ohne zu einer Lösung zu kommen. Bevor wir ein Thema diskutieren, sollte unsere erste Frage also immer lauten: „Wessen Spannung lösen wir gerade?“ Hier zeigt sich, ob wir eine echte Spannung im Raum haben oder nur eine Stellvertreterspannung. Bei einer Stellvertreterspannung ist das einzig zielführende:
a. mit der Klärung und Diskussion zu warten, bis die Person da ist (Meeting vertagen) oder
b. das Thema außerhalb des Meetings mit dem Spannungsinhaber zu klären.
Wie löse ich eine Spannung?
Der erste Schritt bei einer Spannung ist das Wahrnehmen, Benennen und Einbringen. Dazu gehört, genau zu betrachten und zu beschreiben, was die Spannung ausmacht. Daraus ergibt sich dann, wie die Spannung gelöst werden kann. Manche Spannungen lassen sich lösen, indem:
– eine Information geteilt wird („Ich muss jetzt einfach mal etwas loswerden… “)
– eine Information eingeholt wird („Ich brauche eine Info, wann/ob/wie … “)
– eine Handlung erfolgt („Es würde mir sehr helfen, wenn…“).
Hieraus kann eine neue Verantwortlichkeit, Regel oder Änderung in einem Prozess entstehen. In jedem Fall ist der Einstieg zur Lösung einer Spannung immer gleich: Eine Person spürt eine Spannung und die Moderation im Meeting fragt „Was brauchst du?“, um daraufhin herauszufinden, wie die Spannung gelöst werden kann.
Spannungsbasierte Meetings lassen euch in eurem Team besser zusammenarbeiten und geben Raum, die eigenen Potentiale zu entfalten – solange ihr es gemeinsam zulasst und unterstützt. Probiert es doch einfach mal aus!