Homeoffice = Blackbox?!
Die spontanen Momente im Büro, in denen wir ganz nebenbei untereinander Themen mitbekommen oder gegenseitig Wertschätzung ausdrücken können, gibt es im Homeoffice nicht so unmittelbar und selbstverständlich. Soziale Kontakte sind rar und das „Lesen zwischen den Zeilen“ ist auf Distanz deutlich schwieriger.
Wir erleben bei uns im Team, dass es zurzeit häufiger zu Missverständnissen kommt, zu Befindlichkeiten. In den letzten Monaten hat sich unsere Zusammenarbeit stark verändert. Themen, die sich sonst im gemeinsamen Büro-Alltag schnell relativiert haben bzw. nebenbei geklärt werden konnten, bekommen jetzt häufig ein höheres Gewicht. Durch die geringeren persönlichen Gesprächszeiten bleiben manche Aussagen in den Köpfen länger hängen, wirken nach und geben Raum für Interpretationen – positiv wie negativ.
Darüber hinaus ist uns aufgefallen, dass Homeoffice eine komplett neue Art der Selbstorganisation verlangt und verbindliche Absprachen untereinander braucht, um Missverständnisse zu vermeiden. Arbeiten wir nur ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig? Welche Standards setzen wir uns in der Kommunikation?
Wichtig ist, dass wir auch die Pausenzeiten regeln und sicherstellen, dass auch im Homeoffice die nötige Zeit für Entspannung bewusst genommen wird. Gemeinsame digitale Kaffeepausen können hierbei unterstützen und Raum geben für Austausch und Zwischenmenschliches. Oft sind diese informellen Zeiten ein guter Moment, Dampf abzulassen, neue Ideen zu spinnen oder auch einfach nur mal den Kopf zu „lüften“.
Es hilft nur eins: Mehr kommunizieren
Für uns gilt: Wir brauchen viel mehr Austausch als sonst. Auf den verschiedensten Ebenen kommunizieren heißt, sich auch virtuell „nah“ zu sein. Neben normalen Anrufen sind zwischendurch Video-Calls wichtig, weil sie eine andere Nähe schaffen als ein normales Telefonat. Mehr Kommunikation ist erforderlich, um Befindlichkeiten auf den Grund zu gehen, die durch Missverständnisse, Fehlinterpretationen oder durch die Dynamik des individuellen „Kopfkinos“ entstehen können. Mehr Kommunikation ist erforderlich, um Doppelarbeit zu vermeiden, Informationen zu teilen, gemeinsam kreativ zu sein und strukturiert vorzugehen. Nichts ist schlimmer, als das Gefühl, nicht mehr mit im Boot zu sitzen oder immer der Letzte zu sein, der etwas erfährt. Besser ist, immer wieder nachzufragen und lieber einmal öfter anzurufen, um den Austausch untereinander lebendig zu halten – in formellen und informellen Themen.
Gerade bei Kollegen, die sich immer schon eher zurückgezogen haben, besteht die Gefahr, dass sie im Homeoffice zu „Eigenbrötlern“ werden. Wichtig ist, dass nicht jeder nur an seinen konkreten Aufgaben arbeitet, sondern dass wir das Gespräch über das große Ganze nicht aus den Augen verlieren. Aktiver Austausch zu Themen und Prozessen und das Feedback von Kollegen ist umso bewusster zu gestalten, damit Weiterentwicklung stattfinden kann:
„Wie kann ich die Auswertung anders aufbauen, damit Sie gut damit arbeiten können?“, fragt Frau Stein ihre Kollegin aus der anderen Abteilung. Ein Austausch von möglichen Ideen und Verbesserungsvorschlägen folgt. „Ist gut. Dann bespreche ich diese Aspekte in unserer nächsten Videokonferenz im Team und melde mich wieder“, sagt Frau Stein zum Abschluss.
„Du hast doch gestern durch deinen Telefontermin mit dem Kunden bei unserer Videokonferenz gefehlt. Es gibt eine wichtige Info, die du unbedingt heute wissen solltest“, sagt eine Kollegin zur anderen.
„Es gibt ein Problem, wir kommen nicht weiter. Aus meiner Sicht gibt es zwei mögliche Lösungsansätze: 1. … und 2. … Die Umsetzungsmöglichkeiten habe ich bei beiden Varianten schon geklärt. Was ist Ihre Einschätzung dazu?“, fragt Herr Grothe seinen Teamleiter.
Die sonst kleinen Kommunikationsgesten im „face to face“-Austausch wie ein zustimmender Blick und ein Nicken fehlen. Deshalb ist es umso wichtiger, sich häufiger anzurufen, zu chatten o.ä., im Dialog zu sein, wie es gerade läuft und nachzufragen, welche weiteren Gedanken der andere nach dem letzten Gespräch noch hatte.
Serviceorientierung ist eine innere Einstellung
Wir machen es einander leicht, wenn wir – inhaltlich und emotional – vordenken und Themen in E-Mails so eindeutig und verständlich formulieren, dass es keiner fachlichen Rückfragen mehr bedarf. Aber auch dann ist zusätzlich der persönliche Kontakt aufrecht zu erhalten, um sicherzustellen, dass alles geklärt ist.
Das deutliche Zeichen für positive Teamarbeit ist das Mitdenken und Interessieren für die Gedanken und Befindlichkeiten der anderen. Wenn wir zuhören, unterstützen und nachfragen, auch bei noch nicht ganz ausgegorenen Vorschlägen und Ideen die Gedanken anderer positiv aufnehmen und konstruktiv weiterentwickeln, wird Zusammenarbeit wertvoll und macht uns zufrieden.
Oder auch konstruktiv zu argumentieren, warum wir einen Vorschlag für nicht so zielführend erachten. Wenn wir wertschätzend aufzeigen, was uns auffällt und unsere Gedanken, Perspektiven, Erfahrungen und Empfindungen einbringen, entsteht ein gutes Miteinander und Wertschöpfung für das Unternehmen.
Ausgangsbasis dafür ist, eine positive Arbeitsatmosphäre im Miteinander zu gestalten, im Team einander Vertrauen zu schenken und wohlwollend davon ausgehen, dass jeder sein Bestes gibt. Großzügig mit entstandenen Fehlern umzugehen und nicht alles auf die Goldwaage zu legen. Denn durch Leichtigkeit entsteht eine positive Stimmung. Und dazu leistet jeder Einzelne im Team aktiv seinen Beitrag – jeden Tag und ganz besonders digital.